Comment faire une demande d’accès à l’information?

Une demande d’accès à l’information permet d’obtenir certains renseignements de la part des organismes publics. Comment s’y prendre ? Comment envoyer votre demande ? Y a-t-il des éléments essentiels à inclure ? Voici quelques informations essentielles à savoir avant de faire une demande d’accès à l’information.

À qui envoyer une demande d’accès à l’information?

La demande d’accès doit être adressée au responsable de l’accès à l’information de l’organisme public qui détient ce document. Donc, nul besoin d’écrire directement au ministre ou au maire ! Afin de trouver les coordonnées de la personne à contacter, la Commission d’accès à l’information rend disponible sur son site Internet la « Liste des organismes assujettis et des responsables de l’application de la Loi sur l’accès ». Pour la consulter, cliquez ici.

Qu’est-ce qu’un organisme public?

Les organismes publics, au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, sont :

Le gouvernement et les ministères provinciaux
Les organismes municipaux : une municipalité, une communauté métropolitaine, etc.
Les organismes scolaires : les centres de services scolaires, universités, cégeps, etc.
Les établissements de santé ou de services sociaux : CLSC, centre hospitalier, etc.

Quelle forme doit prendre la demande d’accès à l’information?

Il n’y a pas d’obligation. La demande peut être formulée tant verbalement que par écrit. Cependant, nous vous recommandons vivement de faire votre demande par écrit. De cette façon, vous pourrez demander une révision de la décision du responsable de l’accès à l’information. En effet, seule une demande écrite peut être révisée par la Commission d’accès à l’information.

Votre demande doit être suffisamment précise pour permettre au responsable de l’accès de trouver le document demandé. Si votre demande est vague ou couvre une trop grande période de temps, l’organisme pourrait demander à la Commission d’accès à l’information de déclarer que votre demande est abusive. Il est donc important de bien délimiter votre demande !

Pour plus de détails sur le contenu de votre demande, vous pouvez consulter le modèle fourni plus bas.

Modèle de demande d’accès

À télécharger au format PDF ou Word.

Exemple de demande d’accès à l’information

À télécharger au format PDF.

Cette demande est-elle gratuite?

En principe, la demande est gratuite. Cependant, certains frais peuvent être exigés par l’organisme. Ces frais peuvent seulement inclure le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission. Dans tous les cas, l’organisme doit vous aviser du montant approximatif de la demande avant de procéder.

Par exemple, si vous faites une demande d’information auprès d’un organisme pour un document de 50 pages et plus, le tarif en vigueur est de 0,38 $ par page. La loi prévoit qu’un montant de 7,55 $ doit être soustraite à ce premier montant.

En résumé, si vous demandez d’avoir accès à un document de 50 pages, cela vous coûterait :

(50 x 0,38$) – 7,55$ = 11,45 $.

Quels sont les délais?

À partir du moment où la demande écrite est reçue par l’organisme, le responsable doit vous faire parvenir un avis écrit confirmant la date de la réception de votre demande. Cet avis indique :

le délai dont l’organisme dispose pour répondre à votre demande
les recours disponibles si vous êtes insatisfait de la réponse à votre demande.

Peu importe que la demande soit verbale ou écrite, le responsable a 20 jours au maximum pour répondre. Ce délai peut être prolongé de 10 jours si nécessaire.

L’organisme doit respecter ces délais. S’il ne le fait pas, c’est comme s’il refuse de donner accès au document.

Il est possible que l’organisme public n’ait pas l’information recherchée, mais que ce soit un tiers qui ait l’information. Dans ce cas, le délai pourrait être allongé.

Dans un tel cas, le responsable de l’accès devra demander au tiers concerné s’il accepte ou non de communiquer le renseignement demandé. À noter que le renseignement doit avoir été fourni par le tiers et qu’il ne suffit pas que le document concerne le tiers. Ainsi, des renseignements qui ont été constatés ou présumés par les employés du ministère ne sont pas considérés comme des renseignements détenus par un tiers.

Dans tous les cas, le tiers doit présenter ses observations dans les 20 jours et le responsable doit vous informer de sa décision dans les 15 jours qui suivent la présentation des observations ou l’expiration du délai prévu pour les présenter.

Ce serait le cas si votre demande visait par exemple des renseignements concernant le traitement de sols contaminés par une entreprise. À ce moment-là, le responsable de l’accès à l’information aurait l’obligation de demander au propriétaire de l’usine puisque ces documents peuvent contenir des informations relevant du secret industriel.

Où consulter les documents?

Il existe trois modes de consultation des documents si vous obtenez une réponse favorable à votre demande d’accès. Vous pouvez choisir :

d’en obtenir une copie ;
de les consulter sur place ;
de les consulter par voie électronique, lorsque cela est possible.

Lorsque vous décidez de consulter les documents sur place, cela est gratuit.

Votre demande est refusée? Vous pouvez contester!

Il existe 3 situations dans lesquelles vous pouvez faire une demande de révision à la Commission d’accès à l’information :

L’organisme public refuse de vous transmettre le document demandé
Vous avez reçu une réponse insatisfaisante, par exemple les délais n’ont pas été respectés
Vous n’avez pas eu de réponse de la part de l’organisme public 20 jours après lui avoir faire votre demande.

Dès que l’une de ces situations se produit, vous avez 30 jours pour faire une demande de révision à la Commission d’accès à l’information.

Si vous décidez de contester la réponse à votre demande d’accès, nous vous recommandons vivement de consulter un avocat. La représentation par avocat n’est pas obligatoire : cela signifie que vous pouvez décider d’agir seul devant la Commission ou vous pouvez décider d’être représenté. Par contre, les personnes morales comme les entreprises doivent être représentées par un avocat.

Dans tous les cas, chaque situation est unique et il est préférable de consulter un professionnel.

Enfin, une fois la décision rendue par la Commission d’accès à l’information, il est possible de faire appel de cette décision devant la Cour du Québec. Cependant, les longs délais peuvent faire en sorte que l’information éventuellement obtenue ne vous sera plus utile. C’est pourquoi le CQDE favorise des mécanismes de divulgation automatique d’information, comme des registres publics. La mise en place de ces registres permettrait d’éviter d’avoir à faire des demandes d’accès à l’information.

Attention: Cet article présente le droit en vigueur au Québec et est fourni à titre informatif uniquement. Il ne constitue pas un avis juridique et ne devrait pas être interprété comme tel. Pour obtenir des conseils juridiques, vous pouvez consulter un·e avocat·e ou un·e notaire. Pour obtenir de l’information juridique, vous pouvez contacter les juristes du CQDE.

Appuyé financièrement par le Fonds d’études notariales de la Chambre des notaires du Québec. Cependant, seul le CQDE est responsable du contenu de cet article.